Scenario Planning: Mapping The Paths to The Desired Future

Metode Future Mapping menciptakan beberapa model ketidakpastian yang dapat membuat kita bereksperimen dan belajar bagaimana mendapatkan keuntungan besar dari sebuah pengawasan terhadap masa depan yang kita harapkan pada sebuah organisasi. Model ini dibentuk pertama kali dengan mengumpulkan bukti yang layak dari suatu peristiwa dan kemudian membuat hipotesis yang terpercaya sebagai pernyataan akhir. Kemudian kita melengkapi model dengan menciptakan sebuah logika ketidakpastian dengan mempelajari bagaimana bukti tersebut mempengaruhi hipotesis. Pemahaman terhadap ketidakpastian yang kita kembangkan dengan membuat beberapa model dapat mempersiapkan kita untuk mengelola peluang dan risiko yang dihadapi organisasi di masa depan.

Scenario planning dilakukan untuk mendukung manajemen saat ini untuk merealisasikan strategi mereka dan keputusan yang berhubungan dengan investasi mereka perlu untuk diuji kelayakannya dalam berbagai kemungkinan yang akan terjadi di masa depan. Tetapi proses Future Mapping yang dibahas disini mempunyai sebuah tujuan yang lebih besar yaitu menggunakan skenario untuk mengembangkan seluruh konsep strategi yang baru, yang akan mempersiapkan organisasi untuk menghadapi masa depan dengan keyakinan yang bisa dipertanggungjawabkan. Skenario juga menyiapkan suatu wilayah uji coba risiko untuk mengenalkan perusahaan pada beberapa potensi dari bermacam-macam strategi yang diinginkan. Scenario planning memberi pemimpin sebuah kesempatan untuk kembali menilai kekuatan dari strategi organisasi saat ini dibanding saat organisasi dibentuk. Apakah strategi tersebut masih layak untuk semua kondisi atau strategi tersebut hanya mendukung organisasi pada kondisi-kondisi tertentu saja?

Jika kegiatan usahanya bertahan cukup lama, banyak organisasi yang biasanya mempunyai satu atau dua peluang untuk menciptakan kembali masa depannya. Mereka dapat memilih dalam beberapa bisnis dibanding yang lainnya, untuk menjadi pelopor dalam teknologi, mempunyai kegiatan di beberapa negara dan memperkerjakan orang-orang istimewa. Pemimpin dapat menggunakan scenario planning untuk mempersatukan kelompok dalam satu arahan dan untuk memperkuat kerangka logika untuk mengukur: Siapa kita? Apa yang kita lakukan? Untuk siapa kita melakukannya? dan Mengapa? Proses ini juga dapat mengarahkan tujuan organisasi ke dalam suatu pertanyaan: Apakah apa yang kita lakukan hari ini adalah apa yang kita ingin lakukan besok? Apakah pilihan bagi kita?

Proses Future Mapping dalam sebuah workshop yang bertujuan untuk memahami pilihan strategi yang akan dimasukkan sebagai bagian dari pengembangan jalur informasi (infohighway), dilakukan dalam 4 primary exercises, yaitu:

1. The Conventional Wisdom Exercise

Menentukan peristiwa-peristiwa yang mungkin terjadi di masa depan berdasarkan peristiwa-peristiwa yang terjadi di masa silam.

2. Scenario Defense Exercise

Masing-masing tim dalam workshop melakukan presentasi untuk menyampaikan visi beserta alasan mereka tentang masa depan dari infohighway. Proses ini akan merumuskan skenario yang terbagi dalam 5 tipe: simplicity, fragmentation, network affinity, content-driven dan doing business electronically.

3. The Common and Critical Event Exercise

Mengidentifikasi rangkaian peristiwa yang akan dikembangkan secara berbeda ke semua kelompok skenario. Peristiwa yang dianggap positif dalam skenario yang satu bisa dianggap negatif di skenario yang lain.

4. A Composite Exercise

Mengkombinasikan kelima tipe skenario dalam sebuah evolutionary sequence dengan cara mengklasifikasikan mereka dalam urutan peringkat berdasarkan 2 kriteria :

- Attainability, diasumsikan kita bertanggungjawab mengimplementasikan strategi perusahaan, disusun dari yang termudah sampai ke yang tersulit.

- Desirability, diasumsikan kita tidak bertanggungjawab mengimplementasikan strategi perusahaan, disusun dari yang paling menarik sampai ke yang paling sedikit menarik.

Hal yang penting bagi kita untuk sependapat mengenai manfaat dari scenario planning dan definisi dari keberhasilan outcome-nya. Memilih ruang lingkup yang tepat untuk langkah-langkah yang akan dilakukan dalam scenario planning adalah dengan cara menjawab beberapa pertanyaan kunci:

- Sebenarnya topik apa yang paling tepat bagi perusahaan untuk pahami?

- Apakah usaha skenario diarahkan untuk mempelajari dan mengajarkan pengalaman atau sebuah proses pembuatan keputusan strategik?

- Siapa yang menjadi target audiens skenario? (leadership team, managers, planners)

- Tipe informasi seperti apa yang seharusnya ada dalam skenario? (global atau regional information? significant regulatory issues? the different classes of technology?)

- Apakah ada planning system yang diharapkan dapat mendukung skenario? (financial plan, budget atau plan based on traditional competitive strategy techniques?)

Pada akhirnya proses scenario planning bertujuan:

“to engage stakeholders in a creative journey-the exploration of how their organization could grow and evolve if the pulled and pushed it toward the particular future they desire”.